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SVF Archiver / SVF Transact：解決のカタチ
FUNCTIONS
カスタムプロパティ
自由に設定可能な“目印となる情報”をつけて文書を管理し、
必要な文書をすぐに見つけられるようにします。
SVF Archiver / SVF Transact は、企業間で流通する帳票を集約・配信・最適化する
電子帳票プラットフォームです。
電子帳票プラットフォームです。
欲しい文書がすぐ見つかる
日々の業務で、「あの書類どこにあったかな」と探す時間がかかってしまうことはありませんか？
ファイル名やフォルダだけで管理していると、目的の文書にたどり着くまでに手間がかかることも多いです。
カスタムプロパティを使うことで、文書に“目印となる情報”をつけて管理できるようになります。
さらに、その目印はあらかじめ決められたものではなく、自分たちの業務に合わせて自由に作ることができます。
たとえば、普段の業務で使っている
- 現場で使っているプロジェクトID
- 社内で管理している承認番号
- 案件ごとの管理番号や案件名
といった呼び名をそのまま検索に使えるようになります。
Before
-
文書を探すのに時間がかかる
-
必要な文書が見つからない
-
特定の人にしか文書のありかがわからない
After
-
「普段の業務で使っている呼び方」で検索できる
-
「いつも使っている番号で探す」だけですぐに
文書にたどり着ける -
「どのフォルダに入れたか」を思い出す必要がないので文書管理の属人化が防げる
カスタムプロパティとは？
カスタムプロパティは、文書に属性情報を付与できる機能です。
文書に自由に項目を追加できるので、「自分たちの業務に合わせて作れる検索用のラベル」のようなイメージで扱うことで便利に活用できます。
カスタムプロパティには、たとえば次のような情報を設定できます。
文書に自由に項目を追加できるので、「自分たちの業務に合わせて作れる検索用のラベル」のようなイメージで扱うことで便利に活用できます。
カスタムプロパティには、たとえば次のような情報を設定できます。
- プロジェクトID
- 承認番号
- 案件名
これらの情報を文書ごとに設定しておくことで、「プロジェクトIDで検索する」「承認番号で探す」といったことができるようになります。
つまり、ファイル名や保存場所に頼らず、“情報そのもの”で文書を探せるようになるのが大きなポイントです。
つまり、ファイル名や保存場所に頼らず、“情報そのもの”で文書を探せるようになるのが大きなポイントです。
カスタムプロパティによる文書管理のイメージ
カスタムプロパティを設定した文書は
- 文書本体（PDFや帳票データ）
- そこに紐づく属性情報（プロジェクトIDや承認番号など）
がセットで管理された状態になっていると考えると、イメージがつかみやすくなります。
検索時には、ファイル名ではなく、この属性情報を使って絞り込みができます。
たとえば、「承認番号：A123」と入力するだけで、該当する文書がすぐに表示されます。
このように、文書と情報が一体となって管理されることで、探す作業がとてもシンプルになります。
カスタムプロパティは自分たちの業務に合わせて作れるので、ユーザーが迷わずに利用できるのがメリットです。
※仮図です。イメージ確認用に追加しています。
利用開始までのステップ
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