FUNCTIONS
承認フロー連携
電子帳票プラットフォームです。
承認から文書管理の流れを整理して円滑に業務を進行
承認フローの電子化や、文書の電子化。
それぞれ単独で取り組んでいませんか？
承認と保管が切り離された状態だと、「どの文書が正式なものか分からない」まま運用されてしまいます。
― 承認フローだけ電子化しても、他の部門には共有されない ―
― 管理だけ電子化しても、未承認の文書が混ざる可能性がある ―
こうした分断が、業務の混乱につながります。
SVF Archiverでは承認フローと文書管理をつなげて運用する方法があります。
これを行うことで、承認済みの文書だけが自動的に文書管理に蓄積され、全部門で閲覧できるようになります。
承認と保管、そして共有までが一つにつながることで、社内の文書管理が整理された状態になり
― 文書の正しさ（承認済みかどうか）が担保される ―
― 必要な人がいつでも同じ文書を確認できる ―
そんな理想的な状態を実現できます。
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承認フローは電子化したが、承認後の文書は各部門が個別に保存している
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文書は電子で管理しているが、承認を通ったものかどうかは分からない
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部門ごとに文書の保管場所が違い、全社の状況を把握できない
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承認済み文書だけが、自動的に文書管理に登録されるようになる
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登録された文書は、部門を越えて全員が参照できるようになる
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「承認済みの正式な文書」だけが文書管理に蓄積されていくようになる
承認フロー連携とは？
承認が終わった文書は、自動で文書管理に登録されるので、あとから別の場所に保存し直す必要がありません。
その結果、
- 承認済みの文書だけが登録される
- 誰が見ても同じ文書を参照できる
- 部門をまたいだ文書共有ができる
使い方は、現在の運用に合わせて選ぶことができます。
ワークフローと連携する場合は、専用のアダプターによる連携、Web APIによる連携、ファイル連携のいずれかの方法で、ワークフローで承認された文書を自動的に登録します。
ワークフローを使っていない場合は、SVF Archiverの「レビュー機能」で承認フローを構築し、レビュー後の文書の保管を行います。
ワークフローとは、「申請 → 承認 → 完了」といった流れを管理する仕組みです。
すでにワークフローを使っている場合は、以下の方法で連携できます。
専用のアダプターを使って、AgileWorks、intra-mart、ServiceNow（クラウド版のみ）、X-point（クラウド版のみ）、などと連携できます。
文書だけでなく、ワークフロー内の項目の値をカスタムプロパティに登録可能です。
システム同士をプログラムでつなぐための仕組み（Web API）を使ってワークフローと連携します。
ワークフローで承認が終わった文書を自動で登録するなどの設定が組み込めます。
ワークフローからファイルが自動出力できる場合、そのファイルを使って連携ができます。
ファイル名にワークフロー番号や日付を設定して、カスタムプロパティに登録可能です。
ワークフローは導入しておらず、承認者に簡単に回覧して証跡を残すだけであれば、SVF Archiverの「レビュー機能」を使って承認フローを構築できます。
レビュー機能とは、「この人に見てください」と依頼して確認してもらう仕組みで、次のようなことが可能です。
- レビューの依頼は手動で行うか、アーカイブ先のフォルダーに応じて自動起票できます
- レビューの依頼先をテンプレート化できます
- レビュー後の文書を保管用フォルダーに自動振り分けできます
- 追跡記録でレビュー結果の証跡を記録できます
レビュー機能は、たとえば、「内容を一度見てほしい」といった場面で使用すると便利です。
承認フロー連携を利用した業務プロセスのポイント
※仮図です。イメージ確認用に追加しています。
その後は
- 別の部門の担当者が検索して内容を確認する
- 過去の文書としてすぐに参照する
承認フローだけ、文書管理だけ、と分けて考えるのではなく、一つの流れとしてつながっていることが重要です。
利用開始までのステップ
