FUNCTIONS
帳票流通
文書配信業務を集約して効率的かつ確実に管理します。
電子帳票プラットフォームです。
文書のやりとりを迅速・確実に
企業が活動する中では、多くの文書が企業間や個人に証跡としてやりとりされています。
しかし、紙やメールで文書をやりとりすると、手間がかかったり、受領確認が不確実になるといった状況になりがちです。
こういった課題が、SVF Archiver / SVF Transact の帳票流通機能を使うと、
迅速な送信が可能なうえ、受領確認も確実にでき、やりとりの履歴も集約できます。
ただし、ここからが重要です。
送るだけで終わる業務もあれば、その後の確認や返信のやり取りまで管理する必要がある業務もあります。
また、どうしても電子にはできなかったり、一度しか送らないような相手先もあるかもしれません。
SVF Archiver / SVF Transactでは複数の配信方法を選ぶことができるため、
業務に合った配信方法を選ぶことで、はじめて「送る作業」と「その後の対応」を整理できます。
-
紙で送ると、印刷や郵送に手間がかかる
-
メールで送ると、相手が見たかどうか分からない
-
内容確認のやりとりが、メールや電話などに分かれる
-
その場ですぐに送信できる
-
相手が確認したかどうか分かる
-
必要なやりとりの履歴が一つにまとまる
帳票流通とは？
企業間で文書をやり取りする方法を5つの中から選択できます。
文書のやりとりの方法には、大きく分けて次の4つの考え方があります。
- 送るだけ、受け取るだけの方法
- 送った後の状況が分かる方法
- やり取りの完了まで管理できる方法
- 相手先が単発かスポットか
メールで通知した後、相手先は御社の専用サイトにログインして文書をダウンロードする方法です。
送った後のダウンロード状況を確認できるため、たとえば、相手がまだ見ていない場合だけ連絡するといった対応ができます。
また、取引先にフォルダーに文書をアップロードしてもらうこともできます。
継続して文書をやり取りする相手に向いています。
メールで通知した後、相手先のサイトにメールアドレスでログインして文書をダウンロードする方法です。
送信だけでなく、やりとり完了まで管理できる方法です。
文書を送ったあと、
- 内容のOK／NGを受け取る
- 修正依頼を受けて再送する
といった作業を一つの流れとして管理できます。
また、文書を送るだけではなく、
- 返信文書を受け取る
- 送信した文書に修正を加えて返信してもらう
- 受領印を押して返信してもらう
- 期限までに文書を送信してもらう
などの、文書にまつわるやりとりが完了するまでの状態も管理できます。
文書を送ってからメールや電話で個別に確認していた作業を、この中で完結することができます。
メールにファイルを添付して送る方法です。
シンプルに送ることはできますが、その後の確認や管理はできません。
Webサイトからのダウンロードが難しい相手向けの方法です。
単発で文書を送るときに使います。
メールでURLを送り、そこから文書をダウンロードしてもらう方法です。
ファイルはメールに添付されず、URLから取得する形になります。
送った後のダウンロード状況を確認できるため、たとえば、相手がまだ見ていない場合だけ連絡するといった対応もできます。
紙での送付をアウトソーシングする方法です。
電子での送信が難しい相手に対しては、これまで通り紙で送ることもできます。
※仮図です。イメージ確認用に追加しています。
帳票流通の方法を選ぶときのポイント
- 相手とのやり取りが発生するのか
- 継続的なやり取りなのか
利用開始までのステップ
帳票流通を行うための設定は、SVF Archiverで簡単に行えます。
設定手順の詳細は以下のマニュアルをご確認ください。
