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SVF Archiver / SVF Transact：解決のカタチ

FUNCTIONS

通知

文書に行われた操作や処理をきっかけに後続の処理を自動実行し、
次の業務への移行をスムーズに進めます。

文書に対する操作や処理をきっかけに次の業務に自動移行

電子文書の活用を進めるには、文書を電子化して保存するだけでなく、その後の業務も重要になります。

せっかく文書を電子化しても、更新連絡や承認依頼、外部システムへのデータ受け渡しなどを人手で行っていると、
その後の業務はアナログのまま残ってしまいます。


SVF Archiverの「通知」機能を使うと、文書に発生したイベントをきっかけに、後続処理を自動実行できます。

レビュー開始時の担当者通知や、特定フォルダーへの保存をきっかけにした周知、外部システムへの通知などが可能です。

単なるメール通知ではなく、「文書をきっかけに次の業務を動かせること」が、この機能の特長です。

Before

  • 文書作成・更新後の連絡メールを手作業で送信しなければならず、時間がかかる

  • 決裁書類は電子化したが、承認依頼を個別に出す必要があり、処理が滞っている

  • 文書からOCRで抽出したデータを手動で外部データベースに登録するのが面倒

After

  • 文書を登録・更新すると、連絡メールが自動送信されるように

  • 文書のレビューが開始されると、自動的に承認依頼が送信されるように

  • OCRの確認が完了すると、外部データベースへの取り込みプログラムが自動実行されるように

通知機能とは？

「通知」機能は、文書に対する操作や処理が行われたときに、自動的に後続処理を実行する機能です。

たとえば、
  • 文書が登録された
  • 文書が更新された
  • 文書が削除された
  • 文書のプロパティが特定の値になった
  • レビューが開始された
  • 振り分け処理が完了した
といったタイミングをきっかけに処理を実行できます。

この「きっかけとなる操作や処理」を「イベント」と呼びます。

イベント発生後には、次のような動作を設定できます。
  • メール送信
  • 外部Webアプリケーションへのリクエスト送信
  • プログラム実行（※オンプレ版のみ）
文書のプロパティ値を監視する場合は、監視する時間帯や間隔を指定できます。
運用のアドバイス
クラウド版では、ワークフロー連携機能（オプション）を利用して、特定のフォルダーに入った文書でAgileWorksにワークフローを自動起票することもできます。

通知機能の運用イメージ

通知（ファイル公開の連絡）の運用イメージ
こちらの図は、承認フローの完了後に通知機能を使ってメール通知を実施する運用例です。
ここでは、承認フローを経た技術仕様書が特定のフォルダーに移動したことをイベントとして設定しています。
通知機能がこのイベントを検知すると、自動的に部門内の各メンバーに技術仕様書の公開をメールで通知します。
これにより、文書の承認のたびに開発担当者がメンバーへの連絡をする必要がなくなり、連絡漏れも防げます。
通知（請求書のエラーチェック）の運用イメージ
こちらの図は、通知機能を使って文書のデータチェックを行い、問題発生時にメール通知を実施する運用例です。
ここでは、当月のフォルダーに請求書が格納されているかどうかを通知機能が9時～18時に2時間間隔で監視しています。
請求書が検知されると、請求書内の電子帳簿保存法に準拠したプロパティ値（取引先、取引金額、取引日付）をチェックし、未入力のものがあった場合は経理担当者にメールで通知します。
これにより、経理担当者が自分でフォルダーの状態を確認する必要がなくなるほか、電帳法への対応漏れチェックを目視に頼る必要もなくなります。

利用開始までのステップ

通知機能を利用するための設定は、SVF Archiverで簡単に行えます。

01

通知するイベントを決める
文書がどのような状態になったときに通知するか決定します。

02

通知のテンプレートを作成する
通知方法に合わせてメール本文や外部リクエスト送信のテンプレートを作成します。

03

イベントに合わせて通知を設定する
通知するイベントを選択し、通知方法やテンプレートを設定します。
外部リクエスト送信やプログラム実行を利用する場合は、事前に通知先のプログラムを作成する必要があります。

設定手順の詳細はつぎのガイダンスで確認できます。