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SVF Archiver / SVF Transact:解決のカタチ

FUNCTIONS

システム連携

業務システムと文書管理を連携し、
普段の業務システムの中で自然に文書を扱えるようにします。

業務システムと文書管理を分けずに運用

業務システムで取引内容を確認したあと、関連する請求書や関連書類を探すために別のシステムを開いていませんか。


SVF ArchiverのWeb APIを利用すると、業務システムと文書管理を連携できます。

たとえば、ERPの受注画面から納品書を直接表示したり、製番情報から関連図面を呼び出したりと、
普段の業務画面の中で自然に文書を扱えるようになります。

さらに、各システムから文書の保存先をSVF Archiverへ集約することで、アクセス権限や履歴管理も統一でき、
企業全体の文書管理を効率化できます。

Before
  • 業務システムと文書管理を別々に開かなければならず、操作や確認が面倒

  • 業務システムと文書管理の情報が互いに紐づいておらず、検索や閲覧に手間がかかる

  • 複数の業務システムの文書保存先がバラバラ

After
  • 業務システムの画面から文書を直接表示するなど、普段の業務の中で自然に文書を扱えるように

  • 業務システムの情報で文書を検索するなど、密接な連携が可能に

  • 文書保存先を集約し、全社の文書管理を効率化

システム連携とは?

SVF Archiverでは、外部システムと連携するための「Web API」が標準で用意されています。

Web APIを利用すると、各種システムからSVF Archiverの文書を操作するプログラムを組み込むことができます。

これにより、たとえば、
  • ERPから帳票を自動保存する
  • 基幹システムの画面から関連文書を直接開く
  • 基幹システムにある情報から文書を検索する
  • ERPの伝票情報を属性情報として登録する
といった連携が可能となり、業務システム側から文書登録や検索、参照を密接に行うことができるようになります。

重要なのは「文書管理システムを別で使う」のではなく、既存システムと自然につなげることです。
利用者は普段の業務画面を使うだけで、SVF Archiverを意識せずに利用することができるようになります。
機能を利用するうえでの注意点
  • Web APIで連携するには、連携するシステム側で開発が必要です。
  • オンプレ版では、Java/.NET Frameworkのライブラリから接続することもできます。(別途オプション)

システム連携の運用イメージ

システム連携の運用イメージ
業務システムとSVF Archiverをシステム連携すると、図のような運用が可能になります。
業務システム利用者は、SVF Archiverを参照しなくても、業務システム画面上から必要な文書をそのまま開いて利用できます。
一方で管理者は、SVF Archiver上で業務システムからアクセスする利用者のアクセス権や履歴、アクセスログなどを管理できます。

利用開始までのステップ

システム連携を利用するための流れは、大きく2ステップに分かれます。

01

連携対象のシステムを整理する
各システムからAPIでプログラム連携ができるか確認します。
オンプレ版のJava/.NET Frameworkライブラリを利用する場合は、動作環境が対応しているか確認してください。

02

API連携を実装する
Web APIやライブラリを利用して連携を構築します。

プログラム開発が難しい場合は、「URLリンク」機能を用いて簡易的に接続することもできます。

設定手順の詳細はつぎのマニュアルで確認できます。

文書の整理に役立つ機能も確認しましょう